Tietosuojaseloste

Mectalent Oy:n asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Mectalent Oy
Veistämötie 15
90620 Oulu

(jäljempänä ”me” tai ”Mectalent")

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Tapio Harila
tapio.harila@mectalent.com

Rekisterin nimi

ASIAKAS-, TOIMITTAJA- JA MARKKINOINTIREKISTERI

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on välillemme solmitun sopimuksen täytäntöönpano ja meidän oikeutettu etumme kehittää toimintaamme ja palveluitamme sekä suorittaa suoramarkkinointia.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen (sopimuksen toimeenpano ja oikeutettu etu),
• liiketoimintamme kannalta tarpeellisten tuotteiden ja palveluiden hankkiminen toimittajilta (sopimuksen toimeenpano ja oikeutettu etu),
• sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen (sopimuksen toimeenpano),
• asiakas- ja toimittajasuhteemme hoitaminen (sopimuksen toimeenpano ja oikeutettu etu),
• tapahtumien järjestäminen (oikeutettu etu),
• asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi (oikeutettu etu),
• sähköinen ja muu suoramarkkinointi (oikeutettu etu),
• mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa (oikeutettu etu).

Käytämme automaattista päätöksentekoa (ml. profilointi) tunnistamaan esim. rekisteröityjen henkilöprofiileja ja verkkokäyttäytymistä. Käytämme näitä tietoja esim. markkinoinnin kohdentamisessa ja palvelujen kehittämisessä.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan, toimittajan tai muun rekisteröidyn, kuten prospektin, henkilötietoja:

• yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus* ja yhteyshenkilöiden nimet*, tittelit tai tehtävät yrityksessä sekä yhteystiedot*;
• asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassa olevista sopimuksista sekä tilauksista*, muut asiointitiedot;
• toimittajasuhdetta ja -sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassa olevista sopimuksista sekä tilauksista*, muut asiointitiedot;
• mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
• verkkosivujen käyttäjää koskien erilaisia teknisiä tietoja kuten IP-osoite ja evästetieto,
• verkkosivujen käytöstä kerättävää profilointitietoa kuten mitä sivuja käyttäjä on selannut ja kuinka pitkään,
• mahdolliset muut erikseen rekisteröidyltä kerätyt tiedot.

Tähdellä (*) merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään sekä yhteystietopalvelujen tarjoajilta, sanomalehdistä ja uutisista, ammatillisista sosiaalisen median verkostoista sekä yritysten internetsivuilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita, joille siirrämme henkilötietoja käsiteltäviksi. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ja asiakas- ja toimittajajärjestelmien ylläpidon ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan. 

Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista käyttämällä EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakas, toimittaja- ja markkinointitietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Asiakas-, toimittaja- ja markkinointirekisteriin tallennettuja tietoja asiakkaita ja toimittajia koskien käsitellään ja säilytetään asiakas- tai toimittajasuhteen keston tai palvelun toimittamisen ajan sekä kymmenen (10) vuotta sen jälkeen. Markkinointitarkoituksiin tallennettuja tietoja käsitellään ja säilytetään niin pitkään, kunnes tiedot päivitetään tai rekisteröity kieltää markkinoinnin.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut asiakas-, toimittaja ja markkinointirekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on myös oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa tietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Kehen voit olla yhteydessä? 

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.